IKT-støtte til globalt samarbejde

Senest opdateret d. 27/3-2012
Alexandra Instituttet
Resultatkontrakt 2013-2015 under temaerne Informations- og Kommunikationsteknologi
Peter Carstensen
Afdelingsleder

Globaliseringen slår igennem overalt. Det betyder at arbejdet udføres hvor det gøres bedst og billigst. Skal Danmark fastholde og udbygge en position som et effektivt samfund med høj innovationskapacitet, er det nødvendigt at mestre samarbejde på tværs af tid og sted, dvs. udnytte de teknologier og arbejdsformer der understøtter dette. Denne RK vil udvikle koncepter og teknologier som sikrer, at danske virksomheder effektivt kan håndtere interaktionen uafhængigt af hvor aktørerne befinder sig.​​

 
IKT-støtte til globalt samarbejde
Institut: Alexandra Instituttet
Kontaktperson: Peter Carstensen
 
Formålet med denne RK er, at bidrage til at styrke danske virksomheders position i den globale konkurrence ved at øge vidensgrundlaget for distribuerede samarbejdsprocesser og udvikle sammenhængende værktøjer og koncepter til understøttelse af dette.
Ny viden og serviceydelser
Aktiviteterne vil adressere de udfordringer, der er ved distribueret interaktion og beslutningstagen, og ved agilt samarbejde. Der bliver udviklet koncepter og tilhørende teknologier for, hvorledes forskellige typer af distribuerede aktiviteter bedst understøttes ved brug af state-of-the-art-teknologier til verbal kommunikation, gestik, delte artefakter, viden- og dokumentdeling mv. Ambitionen er at tilbyde en sammenhængende suite af arbejdsformer og værktøjer, som virksomhederne kan bruge ift. netop deres behov. Der vil således være brug for at trække på – og bidrage til – viden indenfor både det samfundsvidenskabelige område (ledelse, arbejds-organisering etc.) og det naturvidenskabelige område (fx interaktionsteknologi og ’augmented reality’ mv.).
Der opbygges viden inden for områderne:

  • Metodiske og teoretiske kompetencer inden for analyse, beskrivelse og vurdering af komplekse distribuerede ’settings’, både hvor interaktionen foregår synkront og asynkront.
  • IKT-værktøjer til understøttelse af distribueret samarbejde, interaktion og videndeling.
  • De underliggende teknologier og protokoller til distribueret kommunikation og interaktion.
  • Udfordringer ved håndtering af distribuerede teams og ledelse af disse, samt en forståelse af hvilke faktorer der bidrager positivt hhv. negativt til gennemførelse af distribuerede aktiviteter.
  • Hvorledes overnævnte faktorer håndteres og hvilke løsninger der fungerer i praksis.
  • Udfordringer ved – og effektive metoder til – håndtering af koordination, kommunikation og beslutningstagen i tæt-koblede distribuerede teams der (eventuelt) arbejder agilt.

Og der udvikles tilhørende teknologier til:

  • En softwareplatform til integration af eksisterende samarbejdsteknologier, således at disse kan danne en brugbar sammenhængende suite af værktøjer for de distribuerede brugere. Fokus vil være på såvel underliggende arkitekturer og platforme som på synkrone værktøjer til koordination, kommunikation og beslutningstagen, og asynkrone teknologier til dokumenthåndtering, videndeling mv.
  • Understøttelse af her-og-nu-koordinationsmøder, a la daglige Scrum-møder. Her vil være tale om dels teknologier som organiserer og strukturer de emner mødet omhandler, og dels teknologier som understøtter fornemmelsen af at kunne kommunikere og forhandle i real tid på trods af afstand.
     

Teknologiske services:
De ydelser som vil blive udviklet og etableret vil være:

  • Rådgivning omkring teknologiske, metodiske og teoretiske emner inden for analyse, beskrivelse og vurdering af komplekse distribuerede ’settings’, herunder kurser indenfor dette.
  • Rådgivning om IKT-værktøjer og de underliggende teknologier til understøttelse af distribueret og/ eller agilt samarbejde, interaktion og videndeling, herunder kurser indenfor dette.
  • Rådgivning om, og hjælp til udformning af koncepter og modeller for optimal organisering og understøttelse af distribuerede teams, distribueret videndeling og beslutningstagen, samt hjælp til implementering af tilhørende IKT-værktøjer (såvel eksisterende som nyudviklede). Herunder også hvorledes virksomhederne internt kan organisere erfa- og videndelingsfora for globale aktører.
  • Rådgivning om organisering – og teknologiunderstøttelse af – agile arbejdsformer.
  • Web-baseret dokumentation af ’best practice’ indenfor agile og distribuerede aktiviteter baseret på konkrete virksomheds-cases.
  • Deltagelse i konkrete designforløb med studier og konceptudvikling for hvorledes en specifik virksomhed eller branche kan organisere og understøtte deres distribuerede processer, eller omkring valg af relevante værktøjer og samarbejdsteknologier. Udvalgte forløb afsluttes med pilot-demonstration af de udviklede koncepter og værktøjer.

Centrale aktiviteter
De centrale aktiviteter i begyndelsen vil være studier af state-of-the-art på teknologi-områderne (video-konferencer, mødeteknologier, beslutningsstøtte, dokument- og vidensdeling). Her vil blive set på både helt simple værktøjer som Skype, avancerede HD-videokonferencer og avancerede beslutningsstøttesystemer. Parallelt med dette vil der blive gennemført konkrete feltstudier hos deltagende virksomheder med fokus på karakteristika ved distribueret komplekst arbejde og agile aktiviteter. Dette fører til en samlet forståelse af udfordringerne, både omkring organisering af distribuerede og agile arbejdsprocesser, og mht. de eksisterende teknologiers muligheder og begrænsninger.
På baggrund af disse indsigter vil der – i samarbejde med konkrete virksomheder og relevante forskere – blive udviklet en række teknologier, koncepter, services mv. Dette vil bl.a. dreje sig om:

  1. Etablering af modeller for hvilke aspekter og faktorer ved distribuerede ’settings’, som har betydning for successen af samarbejde og interaktion.
  2. Etablering af koncepter og principper for håndtering af agile og distribuerede aktiviteter, med tilhørende fremgangsmåder for udvælgelse og implementering af relevante værktøjer.
  3. Udvikling af teknologiske platforme som kan bruges til at integrere eksisterende samarbejds-teknologier til brugbare værktøjer for virksomhederne.
  4. Udvikling af sammenhængende IKT-baserede værktøjer for synkrone møder til distribuerede agile aktiviteter. Disse vil primært være med fokus på integration eksisterende møde- og videndelings-teknologier, herunder Alexandras eget arbejde med teknologiunderstøttelse af Scrum-møder.
  5. Formulering af hvilke emner og vidensområder der er relevante for en bredere kreds af virksomheder, samt udvikling af relevant formidlingsmateriale.

 
Rationale for indsatsen
Globalisering er en af tidens helt tydelige tendenser. Fysiske og tidslige afstande er et grundvilkår for meget samarbejde. Der pågår en lang række aktiviteter omkring 'outsourcing', og placering af opgaver hvor de er billigst, og hvor lokale spidskompetencer kan udnyttes. I dag foregår meget vidensarbejde og innovation distribueret for at sikre deltagelse af de absolut bedste. Disse udfordringer fremhæves også i det foreløbige udkast til FORSK2020-kataloget ift. emnerne innovationskapacitet og konkurrencedygtighed.
Hertil kommer, at mange projekt- og udviklingsaktiviteter i dag organiseres vha. agile metoder (fx. Scrum), som giver større fleksibilitet når aktiviteterne løbende tilpasses nye krav og viden, men samtidig medfører et stigende behov for daglig-her-og-nu-koordinering af arbejdet, og at de distribuerede beslutninger håndteres effektivt. Der kræves nye arbejdsformer og værktøjer. Så skal danske virksomheder deltage i sådanne distribuerede og globale aktiviteter, er de nødt til at mestre agile processer, samarbejde, videndeling mv. på tværs af tid og rum. Dette er fortsat en meget stor og uløst udfordring for de fleste danske virksomheder.
Problemstillingen er aktuel for en stor del af virksomhederne indenfor stort set alle sektorer. Mange SMV'er agerer som underleverandører og er de er nødt til at kunne indgå i større distribuerede produktionskæder og -samarbejder. Der findes bud på teknologiske løsninger, og IKT-værktøjerne er helt centrale for at kunne deltage. Men meget få virksomheder har endnu fundet gode brugbare løsninger på udfordringerne.
Aktiviteterne i denne RK vil bygge videre på erfaringer fra tidligere arbejder omkring teknologi til selv-styrende grupper, projektet Det interaktive Scrumboard, og arbejdet med at understøtte koordination og informationsdeling blandt vægtere i RK SOS. Vi har endvidere en stor erfaringsbase omkring arbejdsplads-studier og teknologiudvikling og -evaluering.
 
Mulige samarbejdspartnere
Der lægges op til et tæt og forpligtende samarbejde med flere universiteter på området. Der vil blive samarbejdet med IT-Universitet (Global Interaction Research Initiative) og forskere i Japan, som har udviklet nogle meget avancerede ’augmented reality’ mødefaciliteter. Alexandra har endvidere samarbejde med andre danske universiteter omkring virtuel projektledelse og agile metoder. På virksomhedssiden er der allerede igangværende samarbejde med en række store og små virksomheder omkring problemstillingerne med distribueret samarbejde. Disse virksomheder kommer fra bl.a. fremstillingsvirksomheder, den finansielle sektor, IT, energisektoren og offentlige virksomheder.

3 kommentarer

Herunder er indlæg og kommentarer fra interessenter på aktiviteter og aktivitetsforslag.

Carsten G. Jensen
Mandag d. 23/4-12 kl. 12:58

Emnet: IKT-støtte til globalt samarbejde er yderst relevant/interessant for Au2mate A/S - både i forbindelse med projekter afviklet internt i Au2mate mellem afdelinger (Danmark, Dubai, UK) og i forbindelse med projekter der afvikles i samarbejde med slutkunders organisationer i hele verden. Vi deltager gerne i ovennævnte udviklingsprojekt.

Dorte Havshøj
Torsdag d. 26/4-12 kl. 10:48

En del af Grundfos innovation intent er at blive "a truly global company". Det skal i praksis bl.a. udmynte sig i, at alle medarbejdere uanset fysisk lokation skal kunne arbejde sammen som hvis vi sidder under samme tag. Derfor er emnet yderst relevant for Grundfos og vi er gerne med.

Det er min erfaring, at en af de allerstørste udfordringer i globalt samarbejde ligger på det menneskelige plan. Der er en række barrierer at overvinde for den enkelte medarbejder, før vi kan anvende IKT-værktøjer lige så naturligt som at sætte sig fysisk ved siden af en kollega og samarbejde om en opgave.

Lars Ringe
Tirsdag d. 8/5-12 kl. 20:03

Vi kan ikke bero os på at, alle skal installere dyre telepresence løsninger som HP Halo som koster 3 milioner. Faktisk findes der gode alternativer som løser opgaven 98% lige så godt, men som koster under 1/100 af sådan en løsning. Men når nu det er blevet så billig og det er hvermands eje, hvordan sikre man så at brugerne tager teknologien til sige, og at de bruger den optimalt. Få mig at se, er det, det helt store spørgsmål, bruger adoption, vaner, tankemønstre, diversitet, kultur, globalisering, sprog, tid, afstand og jeg kunne blive ved, hvor meget teknologi var der i de ord som jeg nævnte der, ingen, eller meget lidt. Kan man udvikler Virtuelle High Performance Teams som mester virtuel creative problem solving selv når deltagerne sidder i hver deres ende af verden og har næsten ikke andet til fælles end at de skal samarbejde virtuelt, de har hver deres sprog, tid, kultur, religion, uddannelsen og at de måske er bragt sammen netop fordi er meget divergerende med vilje for bevist at øge teams fælles potentiale. Ikke en nem opgave, men dem som lykkes for er jeg sikker på vil opnå mere og større innovative løsninger som har globalt potentiale. Vi har brug for at der sættes fokus på agile, mobile, billige løsninger som kan være med til at sikre at virtuelt samarbejde bliver hver mands eje og kunst.