Planlægning, overblik og koordinering af arbejdsprocesser

Senest opdateret d. 10/4-2012
Alexandra Instituttet
Resultatkontrakt 2013-2015 under temaerne Informations- og Kommunikationsteknologi
Eva Bjerrum
Forsknings & Innovations-chef

Aktiviteten sigter mod etableringen af helt nye koncepter, teknologier og processer til dynamisk planlægning, overblik og kommunikation mellem arbejdspladsers ”hovedkontor” og udkørende medarbejdere. Resultatkontrakten sigter på at udvikle nye teknologiske værktøjer til f.eks. ingeniører, servicemedarbejdere eller håndværkere, der overvejende arbejder på farten og på kundernes lokaliteter og på at rådgive de eksisterende danske teknologileverandører af planlægningssystemer og mobilløsninger.

Planlægning, overblik og koordinering af arbejdsprocesser
Institut: Alexandra Instituttet
Kontaktperson: Eva Bjerrum / Tejs Scharling

Ny viden og serviceydelser
Aktiviteten sigter mod etableringen af nye koncepter, teknologier og processer til en effektiv koordinering af arbejdsprocesser præget af nomadisk arbejde og fleksible eller midlertidige arbejdsrum, der adskiller sig fra traditionelle kontormiljøer. Eksempler på anvendelsesområder er f.eks. ingeniører, servicemedarbejdere eller håndværkere, der overvejende arbejder på farten og på kundernes lokaliteter. Disse typer af arbejde stiller ganske særlige krav til dynamisk planlægning, overblik og kommunikation. Planlæggere og udførende medarbejdere skal håndtere nye oplysninger om bl.a. tid, sted og krav til opgaverne samtidig med arbejdet udføres i marken. Tidligere resultatkontrakter på serviceområdet har afdækket nogle af disse behov indenfor plejeområdet. Kontakter til virksomheder inden for bl.a. byggeri, håndværk og catering har vist, at behovene her er mere komplekse end eksisterende løsninger på markedet kan løfte tilfredsstillende: Typisk mangler et helhedssyn på arbejdsprocesserne og information må søges flere steder, så overblik mangler og fejl opstår med ineffektive arbejdsrutiner til følge. Der er derfor brug for, at både leverandører og brugere af disse løsninger får adgang til nye teknologier og koncepter, der sigter mod at imødekomme samfundets behov for sikker og pålidelig levering af services, varer, viden og personer.
Resultatkontrakten vil introducere nye værktøjer til at udføre og koordinere opgaver, som i dag ofte foregår som mundtlig kommunikation eller som huskesedler og noter på tavler og vægge. Med nye grafiske overbliksteknologier på smartboards, tablets og smartphones er mulighederne for visuelt overblik og koordinering mellem geografisk spredte personer dramatisk forbedrede. Vi bygger i aktiviteten på en unik viden om arbejdsprocesanalyser, overbliksværktøjer og sporings- og registrerings-værktøjer, der kan kombineres til helt nye løsninger på de behov, der efterspørges i brancher med meget nomadisk arbejde.
Aktiviteten vil udvikle teknologier og etablering af best-practise på tværs af brancher inden for

  • Overbliksskabende teknologier, der muliggør en koordinerende dialog og beslutningsstøtte til virksomhedens operationelle beslutningstagere, fx servicechefer eller vagtkoordinatorer. Eksempelvis interaktive visualiseringer af planer, processer, kundekrav på smartboards eller interaktive borde.
  • Nye visualiserings- og interaktionsteknikker, der formidler og koordinerer arbejdsopgaver i miljøer, der ikke tillader traditionelle kontorredskaber, fx køkkener, vindmøller, vagtvirksomhed og landbrug. Eksempelvis formidling af relevant information via augmented reality på tablets og smartphones kombineret med gesture-genkendelse, tracking og stemmestyring.
  • Værktøjer til automatisk registrering af arbejdsopgaver og procesforløb, herunder sporing og lokalisering af mennesker og deres brug af genstande i dynamiske og irregulære miljøer, som fx kantiner, byggesites, landbrug og kørende værksteder, hvor eksempelvis traditionelle fastmonterede RFID-gates eller manuelle stregkoder er for ufleksible. Eksempelvis lette mobile aktive RFID enheder, UHF og NFC kombineret med kontekst.

Aktiviteten vil resultere i følgende nye teknologiske serviceydelser

  • Nye planlægnings- og overblikskoncepter og tilhørende teknologiske komponenter og løsninger til licensering til danske leverandører af værktøjer til koordinering og styring af arbejdsopgaver. Disse er typisk leverandører til både små og mellemstore produktionsvirksomheder og servicevirksomheder nationalt såvel som internationalt.
  • Rådgivning i valg af teknologi og etablering af koncepter til virksomheder, der udfører arbejds-processer præget af nomadisk arbejde i arbejdsrum, der adskiller sig fra traditionelle kontormiljøer.
  • Udvikling af selvstændige fleksible og pålidelige løsninger indenfor planlægning, mobilitet, overblik og koordinering hos danske service og produktionsvirksomheder.

Centrale aktiviteter
For at udvikle generaliserbare koncepter, softwareværktøjer og løsninger vil der være behov for at etablere en erfaringsbaseret viden på tværs af de relevante brancher. De centrale aktiviteter er

  • Etnografiske brugerstudier af arbejdsprocesserne på hovedkontor, på farten og hos kunderne for at finde frem til centrale teknologiske behov i tre forskellige brancher.
  • Udvikling af koncepter og teknologi til optimering af planlægning, overblik, kommunikation og koordinering i hver branche. Det undersøges løbende hvordan disse kan benyttes som overbygning til eksisterende løsninger på markedet og hvordan eksisterende best practises kan udnyttes på tværs.
  • Afprøvning og demonstration af prototype-løsninger i de konkrete arbejdsprocessammenhænge for at undersøge og få feedback på funktionalitet og validering af behov.
  • Udvikling af rådgivningsydelser og etablering af samarbejdsrelationer mellem eksisterende danske teknologileverandører inden for området, således at kompetencerne på leverandørsiden løftes.

Rationale for indsatsen
I mange brancher er det et afgørende konkurrenceelement, at virksomheder er i stand til at optimere deres arbejdsprocesser samt adræt at kunne tilpasse sig ændringer i omstændigheder på kort tid  – og hurtigt få overblik over, hvilke muligheder der er for at tilpasse sig, vurdere og efterfølgende sikre koordinering med andre aktører. Virksomheder med et hovedkontor og udekørende servicepersonale, som fx håndværksvirksomheder, kantiner og cateringsvirksomheder oplever dagligt situationer, hvor der sker ændringer i planer. Pludseligt opståede ændringer medfører meget ekstra arbejde og tidskrævende koordinering. Situationerne er præget af at:

  • Kørende medarbejdere kommer ud med reservedele og materialer, som viser sig at være de ”forkerte” i forhold til det problem, de skal løse, fordi der er foregået en utilstrækkelig mundtlig kommunikation fra kunde til hovedkontor og fra hovedkontor til kørende medarbejdere. Styring af kommunikation og materialer er afgørende for effektiviteten.
  • Det er svært at få overblik over handlemulighederne fordi de systemer, der er til rådighed ikke er indrettet på at skabe overblik over de nuværende arbejdsprocesser, men i højere grad fokuserer på statisk planlægning og registrering – før og efter, men ikke imens det sker.
  • Det er tidskrævende og besværligt at få koordineret mellem flere aktører og at identificere og inddrage de mobile medarbejdere, som er involverede i arbejdsopgaverne.
  • Små ændringer kan skabe bølger der breder sig til mange andre medarbejdere, og arbejdsopgaver.
  • De udførende medarbejder har ringe afgang til relevante data i ofte udfordrende arbejdsmiljøer og under pressede situationer. Dette fører til langsommere og potentielt fejlbehæftede arbejdsprocesser.

Introduktionen af nye teknologier både på hovedkontor, hos serviceteknikere, håndværkere eller i kantinen rummer potentiale til at ændre på disse forhold. På hovedkontoret drejer det sig fx om at skabe et intuitivt fælles grafisk overblik over serviceteknikernes planer, vise hvor serviceteknikere opholder sig, og give muligheder for helt håndgribeligt og intuitivt at flytte rundt på servicebesøg og afprøve nye scenarier. Samtidig giver koblingen med smartphones og tablets nye muligheder for hurtig koordinering og afklaring af problemstillinger, som lige nu kræver mange telefonsamtaler. Med de moderne smartphones og tablets er potentialet for at tilgå og formidle information til den udførende medarbejder væsentligt forbedret i forhold til mange eksisterende løsninger i dag.
Aktiviteten vil hæve produktionen hos en bred skare af danske virksomheder indenfor service og produktion, samt en række nye forretningsmuligheder blandt leverandører af planlægningssystemer og mobilløsninger.
Idéerne bag aktiviteten er bl.a. baseret på erfaringerne fra resultatkontrakterne Service Innovation, Serviceoptinering i sikkerhedsindustrien, projektet OpenMinds og en række videnkuponer.

Mulige samarbejdspartnere
Håndværksrådet, Danske universiteter, bl.a. Datalogisk Institut (AU) og Institut for Kommunikation (AAU), relevante GTS-instituttet, bl.a. DBI - Dansk Brandsikringsinstitut.

8 kommentarer

Herunder er indlæg og kommentarer fra interessenter på aktiviteter og aktivitetsforslag.

jensgert
Søndag d. 6/5-12 kl. 17:00

Hej Eva

Umiddelbart set er det et spændende koncept. Der er mange aspekter og vinkler at tage fat på, og der er god perspektivering.

Jeg synes dog, at der mangler lidt bedre overblik i beskrivelse, når det er overblik, der er temaet. Jeg plejer at sige, at der er 3 ting læseren gerne vil vide:
-what's in it for me?
-hvorfor skulle jeg tro dem?
-hvordan kommer man igang?
Man skal virkelig holde tungen lige i munden for at blive ramt på ledelsesnerven. Hvor er den korte opsummering, hvad er hovedproblemet, hvem rammes mest direkte af det, hvorfor skulle man tro på at Alexandra Instituttet er verdensmestre til at løse problemet og hvordan mere specifikt arbejder man sig frem til en løsning. Hvad er det konkrete udbytte og hvilke værdier skaber det for kunden? Måske flere eksempler ville gøre det lettere at gå til.
Men ellers fint indspark.
vh Jens Gert

Birthe Friis
Mandag d. 7/5-12 kl. 09:52

Jeg synes, projektområdet er meget interessant, også med baggrund i den løbende effektivisering, der sker i el - og installatørsektoren i disse år.

Det er samtidig tankevækkende, at der i sektoren i stigende grad bliver mangel på arbejdskraft, samtidig med at der er stor arbejdsløshed blandt andre erhvervsuddannede. Initiativer, der kan medvirke til at gøre hele branchen mere sexet, vil derfor formentlig også have mestrenes interesse - hvis det kan medvirke til at tiltrække de bedste unge, lærlinge mv.

Meget spændende!

God vind med det.

Birthe Friis Mortensen, Pluss Leadership

Lona Schultz
Torsdag d. 10/5-12 kl. 11:41

Kære Eva Bjerrum

Jeg synes det er meget vigtigt med overblik på kontoret, så man mindsker stress. De kørende medarbejdere har også brug for et værktøj, der er let at håntere, så kommunikation mellem hovedkontor og kørende medarbejdere bliver nemt og effektivt.
Det er et rigtigt godt forslag

Med venlig hilsen

Lona Schultz
direktør
Schultz Pleje- og Hjemmeservice

Eva Bjerrum
Fredag d. 11/5-12 kl. 14:45

Kære Jens Gert Faze2

Mange tak for dine konstruktive forbedringsforslag. Vi vil tænke nogle af dem ind, hvis vi skal skrive en endeligt forslag. Der er et fast format/struktur på de her 2 siders forslag, og umiddelbart er det vores indtryk, at både hovedproblemstilling, Alexandras ekspertise indenfor området og værdien for kunden adresseres! Flere branche specifikke eksempler er en god idé til en længere version!

med venlig hilsen

Eva Bjerrum
Alexandra Instituttet

Eva Bjerrum
Fredag d. 11/5-12 kl. 14:51

Kære Birthe Friis

Mange tak for din kommentar!
Vi mener også, at vores forslag kan lede til en effektivisering af arbejdsprocesser og forbedre overblik og kommunikation i den branche.

Venlig hilsen

Eva Bjerrum
Alexandra Instituttet

Eva Bjerrum
Fredag d. 11/5-12 kl. 14:52

Kære Lona Schultz

Mange tak for din kommentar. Både at mindste stress og øge effektivitet gennem forbedrede it systemer er lige det vi sigter på!

Venlig hilsen

Eva Bjerrum

Caroline Borup
Tirsdag d. 29/5-12 kl. 10:37

Medarbejdere på plejecentre efterspørger ligeledes overblikssystemer, som kan hjælpe dem med (1) at få overblik over, hvad der skal foregå i løbet af ugen (2) nemt dele viden med hinanden og (3) blive mindet op, hvis vigtige opgaver ikke er udført.
Det er vigtigt, at et givent system understøtter den kollektive arbejdsgang på plejecentre, hvor kollegaer skal kunne følge med i hinandens arbejdsopgaver, så de kan træde til hvis der er brug for det. Så man føler et fælles ansvar.
Med venlig hilsen
Caroline Borup-Jørgensen
Innovation Manager
Sundhedsfabrikken ApS

Dorte Kulle
Torsdag d. 7/6-12 kl. 17:55

En tilbagevendende udfordring vi hører fra Håndværksrådets 20.000 medlemsvirksomheder er koordinering af arbejdsopgaver i en travl hverdag. Dette projekt adresserer netop behovet for overblik i dynamiske planlægningssituationer - et behov mange håndværkere har, da de ofte leverer ydelser på forskellige steder. Kundernes behov for pålidelighed og hurtige tilbagemeldinger - både telefonisk og online - har øget behovet for nye løsninger. Vi ser, at mange virksomheder er hurtige til at indføre nye innovative løsninger netop på dette område, da det er meget umiddelbart og effektivt forbedrer deres forretning. Derfor vil der være lydhørhed for dette projekt blandt mange virksomhedsejere.

En anden spændende vinkel i dette projekt er, at man vil foretage etnografiske brugerstudier og prototype-testing som baggrund for at udvikle metoder til at optimere arbejdsprocesser. Dette vil sikre, at de 'ændringer i omstændigheder' som virksomhederne skal tilpasse og optimere deres arbejdsprocesser i forhold til bliver funderet i reelle udfordringer, der konkret opleves i virksomhederne!

Vi vil glæde os til at se disse nye dynamiske løsningsmodeller og værktøjer, og er sikker på, at det kan optimere og effektivisere virksomhedernes arbejdsgange, skabe et bedre overblik og potentielt styrke produktiviteten.